تصفح وسم

الوقت

الوقت مفتاح النجاح.. استثمره كله!

في عالم الأعمال، لا يهم مدى ابتكارك أو جديتك أو مثابرتك، كونك تتمتع فقط بـ24 ساعة، تمضي 8 منها وأنت نائم. ما يهم بالفعل، هو طريقتك في تمضية الـ16 ساعة الباقية.

وفي الحقيقة، لقد عانيت كثيراً قبل أن أفهم أن إدارة الوقت هي من العوامل الأهم التي توصل الفرد إلى النجاح.

إن عدم القدرة على جدولة وتحديد أوقات الاجتماعات والبحوث والإدارة والسفر وغيرها من الضروريات اليومية قد تكون أمراً مقبولاً للأكاديميين والفنانين مثلاً، لكنها دائماً ما تكون سيئة بالنسبة للموظفين الذين يعملون بجدية والمدراء ورجال الأعمال.

من هنا، كيف يمكنك استخدام ساعات العمل بالطريقة الأمثل؟

ستجد أدناه بعض النصائح التي من شأنها تمكين المهنيين الذين يكرهون إضاعة ثانية واحدة من وقتهم من وضع استراتيجية ثابتة لإدارة الوقت:

تخصيص بعض الوقت في بداية الأسبوع للتخطيط

يعتبر التخطيط من أهم عوامل إدارة الوقت بالشكل الصحيح. إذا شعرت بأنك تضيع الوقت، يكون الأمر في الأغلب مؤشراً على فشلك في تحديد أولوياتك، حيث من الممكن أن تمضي، نتيجة عدم التخطيط بدقة، وقتاً طويلاً على أمور ليست أساسية بالنسبة لك، وتأجيل الأمور المهمة لوقتٍ آخر.

إن شعور “عدم القيام بأي شيء مهم” يولد لك إحساس بأنك تضيع الوقت، ومن الفظيع الشعور بذلك، لذا كلنا محظوظين بإمكانية تجنب هذا الأمر. كل ما عليك القيام به هو تمضية ساعة أو ساعتين قبل بداية الأسبوع، يوم السبت بعد العصر مثلاً أو يوم الأحد، لتحديد أولوياتك، وتفرقة ما هو مهم عما الذي هو غير أساسي.

لا تكن قاسياً على نفسك في البداية، كون الأمر يحتاج لبعض الخبرة، ولكن كلما قمت بهذا الأمر بشكلٍ أسبوعي، كلما أصبحت أفضل في تحديد ما هو أساسي لك، مقابل ما هو أقل أهميةً.

اكتسب عادة استخدام جدول زمني

قبل أن تتمكن من استخدام الوقت بكفاءة، تحتاج إلى أدوات من شأنها مساعدتك على تحديد أعمالك وما يجب تطبيقه ومتى. وهنا تأتي أهمية الجدول الزمني أو الروزنامة التي يمكنك استخدامها مع إضافة لمسة عصرية عليها.

إذا كان عملك يعتمد على فريق عمل، تأكد من فتح حساب خاص على  Google Docs    أو أي خدمة مشابهة توفرها لك الشركة، واستخدامها لمتابعة عمل الجميع. لا تترك أعضاء فريقك على غير هدى، غير متأكدين من الأهداف والمسؤوليات اليومية التي عليهم القيام بها. تكمن أهمية مثل هذا الجدول الزمني المركزي، أنه يسمح للجميع أن يكونوا على علم بواجباتهم.

وعلى الصعيد الفردي، يوفر Google Calendar حلاً مثالياً لأعمالك، حيث يمكنك وصله على جهاز الكمبيوتر والمحمول الخاص بك، ما يسمح لك برؤية ما عليك القيام به اليوم أينما كنت وفي أي وقتٍ.

استخدم تطبيقات خاصة بإدارة الوقت كتطبيق Toggl

كما هو الحال في العديد من مجالات الحياة الحديثة، يمكن لهاتفك الذكي أن يكون مساعدك الخاص في إدارة وقتك. وبالفعل، يمكنك إيجاد الكثير من التطبيقات المتاحة للمساعدة في جدولة الأحداث وخطة هذا الأسبوع، لذا استفد منها واجعلها جزءاً من روتينك.

يعتبر تطبيق Toggl مثالاً ممتازاً على مثل هذه التطبيقات، كما ويعتبر من الأفضل.

وباستخدام ميزاته في اتباع الوقت، يمكن لك ولموظفيك تسجيل كل ما تقومون به وقت العمل، وتحديد ما إذا كنتم تقومون بإضاعة الوقت. هذا ويمكن تسجيل كل عمل على جداول إدارة الوقت التي يمكن طبعها بسهولة. وبهذه الطريقة، يمكنك متابعة حياتك العملية وتجنب تضييع الوقت. تجدر الإشارة إلى أنه من الممكن أن تتوقف عن استخدام مثل هذه الخدمات مع مرور الزمن، ولكن هذا لن يحدث قبل أن تكون قد اكتسبت عادة تنظيم الوقت والتخطيط.

تحكم بساعات عملك

تعتبر الأعمال الكثيرة والمتراكمة من الأسباب الأبرز التي تؤدي إلى سوء إدارة الوقت. وفي الحقيقة، فإن وقت الجميع محدود، ولا يمكن تأجيل الأعمال ومراكمتها لوقتٍ غير محدد، دون دفع أي ثمن. وللأسف، لا نملك كلنا القدرة على رفض بعض الأعمال في حال أوكلنا بها العملاء أو المدراء.

ولكن وفي الحقيقة، إذا كنت تريد بالفعل إدارة وقتك، عليك رفض بعض الأعمال الإضافية. قم بشرح وضعك وكن واضحاً حول ما هو أولوية لك وما يمكن تأجيله. مهما فعلت، لا تسمح لجدول عملك بأن يكون فائضاً بالأعمال.

نظم وقتك واحرص دائماً على تقديم أفضل مستوى من العمل

إن الهدف الأساسي لإدارة الوقت يكمن في تحسين مستوى الإنتاجية، بغض النظر عن القطاع الذي تعمل فيه. في المقابل، فهذا لا يعني أنه عليك زيادة ساعات العمل فقط، لا بل يعني أنه عليك تنظيم أسبوعك بشكلٍ مستمر، مع تحديد أوقات كافية للتسلية والراحة، حتى تبقى في وضعٍ عقلي وجسدي جيد.

قم بتقسيم عملك إلى أجزاء يمكنك إدارتها بسهولة ولا تعمل لست ساعات متواصلة (إلا إذا كنت مضطراً). ابحث عن نشاطات تحول فترة راحتك الصغيرة إلى وقتٍ يعود لك بقيمة كبيرة، وحتى لو كان الأمر يقتصر فقط على تفقد مواقع التواصل الاجتماعي أو الذهاب في نزهة على الأقدام أو حتى الدردشة والتحدث مع زميل لك.

تذكر بتحديد بعض أوقات الفراغ والتسلية عند التخطيط لأسبوعك.  تعتبر النشاطات المختلفة كركوب الدراجات والجري والسباحة وحتى مشاهدة الأفلام من أشكال الاسترخاء التي تكمل ساعات العمل وتحسن من أدائك.

قم باتباع الإرشادات

إن الإدارة السيئة للوقت قد تحول تواريخ الاستحقاق إلى كوابيس، حيث يزيد الضغط النفسي والفوضى في العمل، ويعود غالباً بنتائج غير مرغوبة.

لذا من المهم جداً تحديد أهداف واضحة لأي عمل، ومنذ البداية، أي منذ توكيلك بعملٍ ما، وحتى لو كان العمل سيمتد لفترةٍ طويلة، قم بتحديد بعض الأهداف التي من شأنها تحفيزك وبالتالي تحسين إنتاجيتك، وعلى طول مدة المشروع. في النهاية، ليس من الصعب أن تكون محترف في إدارة الوقت وكلنا قادرين على القيام بهذا الأمر، ولكن وفي الحقيقة، قلة هم الذين يقومون بإدارة وقتهم، على الرغم من أنه من شأن هذا الأمر زيادة الإنتاجية وخفض مستويات الضغط النفسي والحصول على وقتٍ إضافي للراحة والتسلية، غير أن الأفراد لا يزالون يجدون صعوبة في إدارة الوقت.

ومن المرجح أن يعود سبب هذه الصعوبة إلى حقيقة أن الأفراد لا يمضون وقتاً كافياً للتخطيط لأسبوعهم بدقة وتحديد أولوياتهم، لا بل يمضون أسبوعهم وهم يعانون من كثرة الأعمال، مقتنعين بأن جدول العمل سيفرض نفسه بشكلٍ تلقائي، وبالرغم من أن الأمر قد يحدث أحياناً، إلا أن النتائج غالباً ما تكون مخيبة وتزيد من مستوى القلق.

تخلص من القلق والضغط اليوم، تحكم بساعات عملك عبر خلق روتين عملي يتناسب مع أولوياتك ولا تعتمد على الحظ، فبهذه الطريقة تكون أسعد، أذكى ويكون عملك أكثر إنتاجاً.

تابعونا @ Instagram

  • Instagram Image
  • Instagram Image
  • Instagram Image
  • Instagram Image
  • Instagram Image
  • Instagram Image